這廂<拾泥記>

文／蔡祐吉

一場會議的成敗，關鍵在於能否「達成決議」或「解決問題」；而與會者是不是能夠「迅速進入狀況」，又直接影響著決議的達成與問題的解決。因此，為了幫助與會者進入狀況，「準備詳細完整的會議資料」就成了會議達人責無旁貸的任務。

問題是，這些會議資料該在什麼時候發放？是在會議召開前？召開時？還是召開後比較好？

基本上，如果會議資料繁多，需要與會者事先研讀，或者需要與會者再去找資料補充的，就適合在「會議召開前」一段時間先發出。例如公司想要討論去哪裡進行員工旅遊，目前有澎湖、墾丁跟香港三個方案，事先就不妨先把相關資料影印（或MAIL）給同事們，大家想一想，再帶到會議桌上討論。

但會議資料先發放並不是沒有壞處。首先，會議資料先發，很多人會忘記帶進會議室，以致必須重印資料、浪費資源；其次，如果討論的議題或資料，屬於公司的機密，不宜外流，那麼提前發放資料，風險就很大。

所以，如果要討論的事情屬於公司重要機密，或者事情本身並不複雜，會議資料可以當場再發，並且在會後視情況回收，不讓資料外流。

至於「會後再發的資料」，則是屬於「結論型」的資料。比較貼心的公司或會議籌辦人，會在會後第一時間，把會議紀錄、任務分派等書面資料，送交給與會者。

這樣做的好處是，白紙黑字，有憑有據，可以控管會議討論事項的執行進度，也讓與會者明白自己的角色與任務。

總之，資料的發放是會議中不容忽略的環節，資料該怎麼發放，攸關會議效果，主事者務必要多加考慮。

‧會議小提醒：

1.提前發放資料，有助與會者先消化。

2.會中發放資料，有助保密討論內容。

3.會後發放資料，有助任務交辦控管。